Google의 문서 도구 중 Sheets는 스프레드시트Spreadsheet를 만들기 위한 온라인 소프트웨어이며, 표, 차트, 계산 함수, 작업 검색, 셀 서식 등 다양한 기능을 제공하는데요. 무엇보다 협업이 쉽고, 실시간으로 여러 사용자가 함께 작업할 수 있어서 팀 프로젝트나 업무 관리에 매우 유용합니다. 또한, 무료로 사용이 가능하며, 간단한 기능부터 고급 기능까지 모두 제공하므로 데이터를 쉽게 삽입하고 분석할 수 있어 다양한 곳에서 활용도가 높습니다.
이렇게 여러가지 데이터를 관리하고 작업하면 일관된 데이터를 입력 받고 싶을 때나, 어떤 사용자가 임의로 값을 입력하지 않게 하여 오류를 줄이고 싶은 경우가 아니라면 특정 데이터 옵션 중에서만 선택하게 하여 데이터 검증을 간소화하고 싶은 경우가 있는데 이때 드롭다운 목록을 사용하면 효율적인데요.
대표적인 스트레드시트 도구인 Microsoft Excel에서는 데이터 유효성 검사 리본 메뉴를 통해서 드롭다운 목록을 간단하게 추가해 사용할 수 있는데요. Google Sheets에서도 드롭다운 기능을 지원하고 있어 아래 안내하는 간단한 작업 단계만으로도 특정셀 안에 드롭다운 목록을 사용할 수 있습니다.
튜토리얼 환경: Chrome
드롭다운 목록 만드는 방법
Google sheets 에서는 다양한 방식으로 드롭다운 메뉴를 열 수 있으며, 이 메뉴를 통해 특정 셀 내에 드롭다운 목록을 다양한 방식으로 추가할 수 있습니다.
드롭다운 메뉴 이동하기
드롭다운 메뉴는 데이터 메뉴, 식별자 제안 메뉴, 삽입 메뉴 또는 대상 셀의 컨텍스트 메뉴를 통해서 드롭다운 옵션을 정의할 수 있는 데이터 확인 규칙 패널을 열 수 있으며, 각각의 메뉴 진입 방법을 모두 안내합니다.
데이터 메뉴로 이동
- 상단 데이터 메뉴를 클릭해 하위 목록을 확장한 뒤 을 선택합니다.
- 우측에 데이터 확인 규칙 패널이 슬라이드 되고 여기서 를 클릭합니다.
- 드롭다운 목록을 추가할 수 있는 데이터 확인 규칙 창으로 연결됩니다.
식별자 제안 메뉴 @ 기호로 이동
구글 시트에서 @기호 입력시 메뉴가 생성되는데, 이 메뉴를 식별자 제안 메뉴라고 합니다. 이 메뉴는 사용자가 @ 기호를 입력한 후에 테이블, 범위, 함수 등을 식별하고 자동완성 기능을 제공하여 빠르고 정확한 데이터 입력을 도와줍니다. 이를 통해 사용자는 더 쉽게 원하는 데이터나 기능을 선택하고 활용할 수 있습니다.
- 드롭다운 목록을 삽입할 셀에
@기호를 입력하면 식별자 제안 메뉴가 확장되는데 이곳에서 을 클릭합니다.
- 이 메뉴를 통해 위와 같은 데이터 확인 규칙 창을 열 수 있습니다.
삽입 메뉴로 이동
- 상단 리본 메뉴 클릭하면 항목을 찾을 수 있습니다.
- 이 메뉴를 통해 위와 같은 데이터 확인 규칙 창을 열 수 있습니다.
컨텍스트 메뉴로 이동
- 드롭다운 목록을 삽입할 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 컨텍스트 메뉴가 확장되는데 여기서 을 찾을 수 있습니다.
- 드롭다운 메뉴를 클릭시 위와 같은 데이터 확인 규칙 창을 열 수 있습니다.
드롭다운 생성 옵션 정의
위 방식 중 하나를 선택해 데이터 확인 규칙 창을 열고 이곳에서 다양한 방식으로 드롭다운 목록을 셀에 삽입하고 사용할 수 있습니다.
범위에 적용 및 기준 지정
- 기본적으로 범위에 적용에 선택한 대상 셀이 표시됩니다. 이곳에서 원하는 셀 위치 또는 범위를 수정할 수도 있습니다. 디폴트로 기준에 이 선택되어 있는데 이 상태에서 과 에서 값을 입력하면 해당 값들이 드롭다운 목록으로 표시됩니다. 추가 설정이 필요한 경우 다음 단계를 확인합니다.
- 데이터 확인 규칙 패널의 기준에서 옵션으로 특정 셀에 대한 목록을 생성하거나 를 이용해 특정 범위에 대한 목록을 생성할 수 있으며 다음 설명을 확인 후 필요한 옵션을 선택합니다.
- 드롭다운: 특정 셀에 클릭 또는 탭하면 목록에서 값을 선택할 수 있는 드롭다운 목록을 생성합니다. 사용자는 목록에서 제공된 값 중에서 하나를 선택할 수 있습니다. 선택할 수 있는 옵션을 사용자가 직접 만들어야 합니다.
- 드롭다운(범위): 특정 범위에 대해 드롭다운 목록을 생성합니다. 이 옵션을 선택하면 해당 범위의 모든 값을 목록으로 사용할 수 있습니다. 사용자가 목록에서 값을 선택하거나 직접 입력할 수 있는 것은 동일하지만 선택할 옵션이 특정 범위에 영향을 받아 유동적으로 변경되는 경우에 적절한 방식입니다.
고급 옵션
목록에 있는 항목과 일치하지 않는 데이터를 셀에 입력하는 경우 거부됩니다. 다른 사용자가 목록에 없는 항목을 입력할 수 있도록 할 수 있습니다.
- 을 클릭하면 위와 같은 하위 옵션들이 확장되는데 여기서 옵션을 통해 경고를 표시하거나 입력을 완전하게 거부할 수 있으며, 표시 스타일을 칩, 화살표 또는 일반 텍스트로 보여지도록 할 수도 있습니다.
- 고급 옵션을 수정 후 버튼을 클릭합니다.
드롭다운 목록 변경 또는 삭제하기
위 과정으로 추가된 드롭다운 목록은 다른 형식으로 변경할 수 있으며, 완전하게 삭제해 다시 기존의 일반적인 셀처럼 되돌릴 수도 있습니다.
주의: 드롭다운 목록 생성 시 옵션에 의해 범위 값을 기준으로 값이 채워지는 경우 드롭다운 목록의 기준이 되는 소스 범위에서 색상이 지정된 값을 삭제하려고 하면, 해당 값과 색상은 수정이 불가능한 상태로 소스 범위에 남아있습니다. 따라서 목록에서 값을 삭제해야 하는 상황에서는, 소스 범위의 다른 항목의 색상을 우선 변경해야 합니다.드롭다운 목록 변경하기
- 특정 셀을 변경하기 위해서는 변경하려는 셀을 선택 후 앞서 설명한 방식 중 하나를 선택해 드롭다운 메뉴로 이동합니다. 가장 쉬운 방법은 드롭다운이 적용된 셀을 선택 후 수정
아이콘을 클릭하는 것 입니다.
- 데이터 확인 규칙 패널에서 원하는 방식으로 드롭다운 옵션을 수정한 뒤 버튼을 클릭합니다.
드롭다운 목록 삭제하기
드롭다운 목록을 삭제하고 싶다면 기본적으로 데이터 확인 규칙 패널에서 를 클릭합니다. 또는 셀이 비어 있는 경우 다음의 단계를 수행해 드롭다운 목록을 삭제할 수 있습니다.
- 셀을 선택 후 Backspace 키를 입력합니다.
- 셀을 선택 후 상단 수정 메뉴에서 > 을 클릭합니다.
마치며
구글 시트 Sheets에서 셀 내에 드롭다운 목록을 만드는 기본적인 방법에 대해 알아보았습니다. 드롭다운 목록을 활용하면, 원하는 값만 쉽게 선택할 수 있어 데이터 일관성을 유지하며 오류를 줄일 수 있습니다. 또한, 협업 시 많은 사람들이 함께 작업할 때도 서로 다른 값을 작성할 수 있는 상황을 피할 수 있고 개인적으로도 자주 반복해서 입력하는 항목들은 무조건 드롭다운 목록으로 만들어 불필요한 타이핑을 최소화 해두고 사용하고 있는데요.
이처럼, Google Sheets에서 입력되는 데이터가 맞는지 체크하거나 대규모 데이터셋에서 특정 값을 선택하거나 필터링해 작업을 간소화하고 싶다면 위 과정에서 안내한 방식으로 드롭다운 목록을 추가해서 데이터를 관리해 보시길 바랍니다.