Microsoft에서 개발한 스프레드시트 소프트웨어인 Excel은 데이터를 조직화하고 분석하며, 편집하고 저장하는 데 도움이 되는 도구입니다. 사용자는 주로 행과 열로 구성된 셀에서 숫자, 텍스트 등 다양한 데이터를 입력하고 관리할 수 있습니다.
이러한 Excel을 이용해 작업하다 보면 다른 사용자가 해당 데이터를 볼 수 없도록 하고 싶거나 대용량 데이터를 다룰때 시트를 더 깔끔하고 직관적으로 보이도록 관리하고 싶을 때 또는 복잡한 계산식이나 보고서를 작성할 때, 중간 단계의 계산 결과나 부수적인 정보를 숨기고 필요한 부분만 표시하고 싶은 상황이 자주 발생하게 됩니다. 이 때 Excel의 셀 숨기기 기능을 활용하면 유용한데요.
그러나 셀 숨기기 기능을 사용하려면 숨기려는 셀을 선택하고 서식 탭에서 셀 숨기기 옵션을 선택하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 셀 숨기기를 선택하는 과정을 거쳐야 합니다. 이렇게 여러 단계를 수행해야 하는 프로세스는 작업이 빈번하게 반복될 경우 사용자에게 상당한 번거로울 수 있습니다.
이 문제를 해결하기 위해 셀 숨기기 기능을 더 간편하게 사용할 수 있는 방법을 적용할 수 있습니다. 예를 들어, 그룹화 기능 또는 VBA를 이용해 숨기기 작업을 수행하는 사용자 지정 버튼을 도입함으로써 사용 편의성을 향상시킬 수 있으며 적용 방법은 다음과 같습니다.
튜토리얼 환경: Windows 11, 마이크로소프트 365 엑셀 2023
그룹화 기능 버튼 활용
그룹화 기능은 사용자가 직접 행 또는 열을 선택하여 그룹화할 수 있으며, 사용자 정의 요약과 세부 데이터 그룹을 만들 수 있습니다.
윤곽선 기능, 그룹화 기능 과 부분합
후술할 그룹 섹션 메뉴에는 윤곽선과 그룹화 , 부분합 기능이 포함됩니다. 하지만 이 기능들은 목적과 사용 방법에서 차이가 있습니다. 요약하면 윤곽선 기능, 그룹화 기능 및 부분합 기능은 데이터를 계층적으로 구조화하고, 요약하여 분석하는 데 사용되는 기능입니다. 각기 다른 목적으로 사용되며, 이들 기능에 대해 간단하게 비교합니다.
윤곽선 기능
- 일정한 패턴이나 구조가 있는 데이터에 사용됩니다.
- 이 기능은 데이터 내부의 패턴에 따라 자동으로 행과 열을 그룹화하게 해줍니다.
- 윤곽선 기능을 사용하면, 전체 데이터셋의 요약 정보와 세부 정보 간 전환이 쉬워집니다.
- 데이터 탭에서 그룹 메뉴 아래의 자동 개요 메뉴를 사용하여 윤곽선을 적용할 수 있습니다.
그룹화 기능
- 데이터를 사용자 정의 기준에 따라 그룹화하려는 경우에 사용됩니다.
- 사용자가 선택한 행 또는 열에 대해서만 그룹을 생성하게 해줍니다.
- 데이터 탭에서 그룹 메뉴를 사용하여 직접 행 또는 열을 그룹화할 수 있습니다.
부분합 기능
- 데이터를 열에 따라 그룹화한 후, 그룹별로 적용할 함수를 통해 계산된 결과를 제공합니다.
- 합계, 평균, 최대값, 최소값 등 다양한 함수로 계이 가능하며, 그룹화된 데이터를 토대로 해당 계산 결과를 요약해서 제공합니다.
- 데이터 탭에서 부분합 메뉴를 선택하여할 수 있습니다.
세 가지 기능 모두 데이터 조직화를 위한 도구이지만, 윤곽선은 자동화된 구조화를 제공하고 그룹화는 사용자가 직접 그룹을 생성하는 유연성을 제공합니다. 따라서 데이터의 특성과 필요에 따라 적절한 기능을 선택하여 사용하는 것이 중요합니다.
또한 부분합 기능은 그룹별로 계산된 값에 대한 정보를 제공하며, 데이터의 구조화 뿐만 아니라 통계적인 분석을 지합니다. 이는 윤곽선과 그룹화 기능이 주로 데이터의 가시성을 개선하는 데 초점을 맞춘 것과 대조됩니다.
윤곽선 기능은 자동으로 적용되어 편리하지만 적용되지 않는 상황이 많기 때문에 그룹화 기능만으로 설명합니다. 전술한 부분은 한 번 읽고 다음 내용을 확인하면 좀 더 이해가 쉬울 수 있습니다.
그룹화 버튼으로 셀 숨기기 또는 보이게 하기
다음 과정으로 그룹화를 수행하면 데이터를 구조적으로 정리하고 필요한 정보를 집중적으로 표시할 수 있습니다. 자세한 내용은 제공된 링크에서 더 많은 정보를 참조할 수 있습니다.
- Excel에서 그룹화하려는 데이터가 있는 시트를 열고 그룹화하려는 행 또는 열을 선택 한 뒤 상단 메인 메뉴를 로 전환합니다. 연속된 범위를 선택할 때에는 Shift 키를 누른 상태에서 시작 행 또는 열과 마지막 행 또는 열을 클릭하면 됩니다. 비연속적인 범위를 선택하려면 Ctrl 키를 누른 상태에서 원하는 행 또는 열을 클릭합니다. 본문에서는 열을 기준으로 안내합니다.
- 데이터 탭 우측에 위치한 개요 섹션에서 리본 메뉴를 클릭한 뒤 아래 옵션에서 를 선택합니다.
- 대상 영역에 윤곽선이 표시됩니다.
- 위 과정으로 그룹화가 완료되면 다음 방식으로 사용할 수 있습니다. 또한 필요하다면 하위에 다시 그룹을 추가해서 더 디테일하게 분류할 수 있습니다.
- 그룹화된 행 또는 열은 나란히 위치한 플러스 기호()를 클릭하여 펼칠 수 있습니다.
- 그룹을 다시 숨기려면 마이너스 기호()를 클릭하면 됩니다.
- Shift 키를 누른 상태에서 마이너스 기호()를 클릭하면 해당 그룹의 모든 하위 항목이 펼쳐지거나 접힙니다.
그룹화 단축키
행과 열을 그룹화하는 작업을 빠르게 수행하고 싶다면 단축키를 활용합니다.
| 동작 | 단축키 |
|---|---|
| 행 숨기기 | Ctrl + Shift + 9 |
| 열 숨기기 | Ctrl + Shift + 0 |
그롭화 장점과 단점
Excel에서 그룹화 기능을 사용하면 데이터에 윤곽선을 추가하고 구조적으로 조직화할 수 있어 유용한 도구입니다. 사용 간 다음과 같은 장점과 단점이 있으니 이 부분도 간단하게 체크합니다.
장점
그룹화 기능 사용 시 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 데이터 정리: 그룹화를 사용하면 관련 데이터를 모아서 표현하기 때문에, 데이터를 찾기 쉬워집니다. 관련 데이터를 한데 묶어 표현 시복잡한 테이블이나 작업 영역에서 원하는 정보를 쉽게 식별할 수 있습니다.
- 요약 정보 표시: 그룹화를 통해 행 또는 열을 축소하고, 그룹의 개요 정보를 표시할 수 있습니다. 이를 통해 많은 양의 데이터에서 주요 통계치나 요약 정보를 빠르게 파악할 수 있습니다.
- 가시성 향상: 그룹화를 사용하면 표의 가독성이 향상됩니다. 행 또는 열을 숨기거나 펼쳐서 필요한 정보에 집중할 수 있습니다. 이를 통해 복잡한 표의 시각적 혼란을 줄일 수 있습니다.
단점
그룹화 기능 사용 시 다음과 같은 단점도 존재합니다.
- 일부 조작 제한: 그룹화된 행 또는 열은 표의 일부분을 숨기거나 펼치는 것이므로, 해당 그룹 내부의 데이터에 대한 일부 조작이 제한될 수 있습니다. 따라서 그룹이 펼쳐져 있을 때에만 해당 데이터를 수정하거나 조작할 수 있습니다.
- 데이터 손실 위험: 그룹화된 행 또는 열을 숨기면 해당 데이터에 접근하기 어려워집니다. 잘못된 그룹화 설정이나 필요한 데이터의 누락이 발생할 수 있으므로, 주의가 필요합니다.
- 큰 데이터 처리 어려움: 많은 양의 데이터에 그룹화를 적용하면 작업이 복잡해질 수 있습니다. 그룹이 많을수록 작업 속도가 느려지고 복잡도가 증가할 수 있습니다
실제 버튼 활용 feat. VBA
이전 단계에 안내한 그룹화 방식은 여러 개의 그룹을 겹쳐 생성하면 행이나 열의 구조가 복잡해질 수 있습니다. 이로 인해 사용자가 원하는 데이터를 찾기 어려울 수 있고, 그룹화 구조를 관리하기 어려워질 수 있는데요. 이러한 부분이 과하다고 느껴진다면 버튼과 같은 객체를 추가해 해당 객체를 통해 심플하게 특정 셀이 보이거나 숨겨지도록 설정할 수 있습니다.
- 상단 탭을 로 전환 후 리본 메뉴를 확장합니다. 아래 다양한 요소 들을 찾을 수 있는데 여기서 원하는 버튼을 추가합니다. Microsoft Office에서 VBA 매크로 사용하는 방법 알아보기.
- 추가한 버튼 요소를 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 확장 되는 메뉴에서 를 선택합니다.
- VBA 에디터로 넘어가는데 여기서 특정 열 범위를 숨기거나 표시하는 기능을 수행하는 매크로 다음 VBA 서브루틴을 작성합니다.
xAddress = "B:E"값은 숨기고자 하는 열로 대체합니다.
Private Sub ToggleButton_Click()
Dim xAddress As String
xAddress = "B:E" ' 원하는 열 범위를 선택하세요.
Dim ws As Worksheet
Set ws = Application.ActiveSheet
If ToggleButton1.Value Then
ws.Columns(xAddress).Hidden = True
Else
ws.Columns(xAddress).Hidden = False
End If
End Sub위 명령에 대한 설명은 다음과 같습니다.
ToggleButton_Click(): 토글 버튼을 클릭했을 때 실행되는 서브루틴(서브 프로시저)입니다. 토글 버튼은 두 가지 상태(켜짐/꺼짐)을 가지며, 클릭할 때마다 상태가 전환됩니다.xAddress: 숨기거나 표시할 열의 범위를 나타내는 변수입니다. 현재 코드에서는"B:E"로 설정되어 있으며, B 열부터 E 열까지의 범위를 나타냅니다. 이 부분을 필요에 따라 수정하여 다른 열 범위를 지정할 수 있습니다.ws: 현재 활성화된 시트를 나타내는 Worksheet 객체입니다.Application.ActiveSheet를 사용하여 현재 활성화된 시트를 가져옵니다.- 조건문을 통해 토글 버튼의 상태에 따라 열을 숨기거나 표시합니다.
If ToggleButton1.Value Then: 토글 버튼의 상태가 True(켜짐)일 때 실행됩니다.ws.Columns(xAddress).Hidden = True: xAddress에 해당하는 열 범위를 숨깁니다.Else: 토글 버튼의 상태가 False(꺼짐)일 때 실행됩니다.ws.Columns(xAddress).Hidden = False: xAddress에 해당하는 열 범위를 표시합니다.
만약 열이 아닌 행을 숨기고 싶은 경우 다음 VBA 서브루틴을 사용합니다. xAddress = "3:5" 값은 숨기고자 하는 행의 번호로 대체하면 수정된 값으로 동작합니다.
Private Sub ToggleButton_Click()
Dim xAddress As String
xAddress = "3:5" ' 원하는 행 범위를 선택하세요.
Dim ws As Worksheet
Set ws = Application.ActiveSheet
If ToggleButton1.Value Then
ws.Rows(xAddress).Hidden = True
Else
ws.Rows(xAddress).Hidden = False
End If
End Sub
- 디자인 모드 상태에서는 편집만 가능하기 때문에 디자인 모드 리본 메뉴를 다시 클릭해 디자인 모드를 해제합니다.
적용 결과
버튼을 클릭하면 위 영상과 같이 버튼 클릭만으로 지정한 영역인 B:E 열이 이 숨겨지거나 다시 표시됩니다.
마치며
Microsoft Office Excel 엑셀에서 윤곽 설정 및 그룹화 또는 버튼 객체를 통해 셀 숨기기 보이기 버튼을 추가해서 활용하는 방법에 대해 알아보았습니다. 다만 위 방식에서 안내한 그룹화 기능과 vba를 활용한 버튼 생성 방식은 워크시트 내 일정 위치에만 존재하고 이로 인해 사용자가 원하는 위치에서 언제든지 직접 숨기기 기능에 접근하는 것이 불편할 수 있습니다. 또한 무분별하게 셀을 숨기는 것은 직관적이지 않을 수 도 있는데요.
그래서 이러한 단점이나 아쉬운 부분을 고려하여 VBA 매크로를 사용하여 셀 숨기기 기능을 버튼으로 적용할 때는 보안, 사용자 경험, 호환성 등의 측면을 고려하고 적절한 대책을 마련하는 것이 중요합니다. 그럼에도 특정 셀을 자주 숨기거나 보여지도록 하고 싶다면 다른 옵션을 체크하기전에 우선 위 방식중 하나를 선택 해 사용시 작업 환경 개선에 도움이 될 수 있습니다.